このように残業確定して、落ち込んだ経験ないですか。
私はよく直面してた。その度、理由を考えて改善しようと思っているのだが、なかなかムダを省くことができなかったのだが、最近ようやくわかってきた。
会議や打合せを限られた時間内で必要な内容の議論し、スマートに終わらせるコツをまとめたいと思う。
このページの目次
会議や打合せが長引く理由
私の経験上、会議や打合せが長引く原因が3つある。
- 最初にアジェンダを提示し、進め方の確認ができていない(※コレが最も重要だと思う)
- 本質的な話かどうかの判断ができていない
- 話し手が要点をまとめられていない（結論ファーストで話せていない）最初にアジェンダを提示し、進め方の確認ができていな
- 最初にアジェンダを提示し、進め方の確認ができていない
1つ目の理由は、最初に会議の段取りを決められてないから、議題がなく目的を失っているケース。
改善策としては、例えば、「本日はどう進めましょうか？」と先方と確認したり、「本日は〇〇の話をした後に、▲▲の話をして、最後◾︎◾︎の話という流れで進めさせてください。」と言ったように、挨拶後に切り出すことがコツ。
- 本質的な話かどうかの判断ができていない
2つ目の理由は、1つ目と似ているが、議題があっても関係ない話をしてしまい、打合せや会議の時間の大半が過ぎてしまっているということ。
改善策としては、勇気いるのだが、ファシリテーターが時間を気にして、一言切り込むとよい。勇気がいるけど、やってくれた方が、先方もこちら側も双方ともに不幸になったことがない。
- 話し手が要点をまとめられていない
3つ目の理由は、話し手の問題です。
話し手が要点をまとめられてなく、聞き手の頭「???」と浮かんでしまう時。つまり、結論ファーストで話せておらず、余計な説明ばかりが増えて、何を言いたいのかすぐに聞き手に伝わらないことが原因です。
その結果、聞き手からの質問が「つまり、〜ということですか」と何度も不毛に繰り返され時間を奪うのです。
改善策としては、結論とその理由を伝えて終わりにする。それくらいのイメージでいましょう。
まとめ
限られた時間内で会議や打合せを進めるためには、事前の準備が大切ということ。
会議や打合せで何を話すか、どう進めるか、何よりも目的(ゴールの設定)をハッキリさせることが重要です。
意識で変えられるので、明日からやってみましょう。